1. OBJETIVO
QALYNT S.A.S., comprometida con el respeto y la garantía de los derechos fundamentales de sus clientes, proveedores y colaboradores, adopta la siguiente Política de Protección de Datos Personales, la cual es de obligatorio cumplimiento en cada una de las actividades en las que se involucre total o parcialmente la recolección, almacenamiento, uso, circulación y transmisión de datos personales.
Esta política tiene como objetivo establecer los lineamientos para el adecuado tratamiento de los datos personales conforme a la normatividad colombiana vigente, garantizando la privacidad, seguridad y confidencialidad de la información.
2. ALCANCE Y BASE LEGAL
Esta política es aplicable a todos los datos personales recolectados, almacenados y tratados por la Empresa en el desarrollo de sus actividades de asesoría y consultoría.
2.1. Marco Normativo
Esta política se desarrolla en cumplimiento de:
- Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia
- Ley 1581 de 2012 - Protección de Datos Personales
- Decreto 1377 de 2013 - Reglamentación parcial de la Ley 1581
- Decreto 1074 de 2015
3. DEFINICIONES
Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Dato Personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Sensible
Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.
Responsable del Tratamiento
Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En este caso, QALYNT S.A.S.
Titular
Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o supresión.
4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de los datos personales es:
Razón Social: QALYNT S.A.S.
NIT: 901980003
Dirección: Cl. 28 #13A-24
Ciudad: Bogotá D.C.
Correo electrónico: gestion@qalynt.com
Teléfono: 318 6500009
5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
La Empresa aplicará los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:
5.1. Principio de Legalidad
El tratamiento de datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la normatividad colombiana vigente.
5.2. Principio de Finalidad
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, la cual será informada al titular.
5.3. Principio de Libertad
Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización del titular, salvo mandato legal o judicial.
5.4. Principio de Veracidad
La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5.5. Principio de Transparencia
Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernen en cualquier momento.
5.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida
El tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas necesarias para la ejecución de procesos internos.
5.7. Principio de Seguridad
La información será manejada con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
5.8. Principio de Confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.
6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS
6.1. Recolección de Datos
Los datos personales pueden ser recolectados por la Empresa a través de:
- Formularios físicos o digitales de contacto
- Correo electrónico
- Página web y landing pages
- Formularios de registro a eventos o capacitaciones
- Contratos y documentos comerciales
- Cuestionarios y encuestas
- Comunicaciones telefónicas
6.2. Finalidades del Tratamiento para Clientes
Los datos personales de los clientes se utilizarán para:
- Prestar adecuadamente los servicios de asesoría y consultoría contratados.
- Establecer, mantener y ejecutar la relación contractual.
- Facturación y gestión contable de los servicios prestados.
- Contactar para renovaciones, seguimiento de proyectos e información sobre nuevos servicios.
- Enviar información sobre eventos, capacitaciones y contenidos de valor relacionados con nuestros servicios.
- Realizar encuestas de satisfacción y evaluación de calidad del servicio.
- Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
- Cumplir con obligaciones legales y contractuales.
- Gestión de cobranza en caso de incumplimiento de obligaciones de pago.
- Compartir información con terceros que colaboren en la prestación del servicio, siempre sujetos a las mismas obligaciones de confidencialidad.
6.3. Finalidades del Tratamiento para Proveedores
Los datos personales de proveedores se utilizarán para:
- Evaluación, selección y vinculación de proveedores.
- Establecer, mantener y ejecutar relaciones contractuales.
- Gestión administrativa, contable y de pagos.
- Verificación de referencias comerciales.
- Evaluación de calidad de bienes o servicios prestados.
- Comunicación relacionada con el cumplimiento de obligaciones contractuales.
- Cumplir con obligaciones legales, tributarias y contractuales.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de los datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios y garantías legales.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
7.1. Procedimiento para Ejercer sus Derechos
Para ejercer sus derechos, el titular puede contactarnos a través de:
Correo electrónico: Gestion@qalynt.com
La solicitud debe contener:
- Nombre completo y datos de contacto del titular
- Descripción clara de los datos sobre los que se ejerce el derecho
- Documentos que acrediten la identidad o representación
- Dirección física o electrónica para recibir respuesta
La Empresa responderá las solicitudes dentro de los plazos establecidos por la Ley 1581 de 2012 (máximo 15 días hábiles).
8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
El tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Esta autorización puede obtenerse por cualquier medio que permita su consulta posterior, incluyendo:
- Formularios físicos firmados
- Casillas de aceptación en formularios digitales
- Correo electrónico de confirmación
- Grabaciones de llamadas telefónicas
- Registro en página web
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD
La Empresa adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado, incluyendo:
- Control de acceso mediante usuarios y contraseñas personales e intransferibles
- Protocolos de seguridad informática
- Cifrado de información sensible
- Copias de respaldo periódicas
- Acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores
- Capacitación periódica en protección de datos
- Auditorías y revisiones de seguridad
10. COMPARTIR INFORMACIÓN CON TERCEROS
La Empresa podrá compartir información personal con terceros únicamente cuando:
- Sea necesario para la prestación del servicio contratado
- Exista autorización expresa del titular
- Sea requerido por autoridades competentes
- Sea necesario para cumplir obligaciones legales
Los terceros que reciban información estarán sujetos a las mismas obligaciones de confidencialidad y protección de datos establecidas en esta política.
11. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
Esta política rige a partir de su publicación. La Empresa se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será informado a través de:
- Aviso en la página web
- Correo electrónico
- Comunicación directa
Los titulares que no estén de acuerdo con las modificaciones podrán solicitar la eliminación de sus datos, siempre que no existan obligaciones legales o contractuales vigentes que lo impidan.
12. ÁREA RESPONSABLE
El área responsable de atender consultas, peticiones, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales es:
Correo electrónico: Gestion@qalynt.com
Teléfono: 318 6500009
Horario de atención: Lunes a Viernes9:00 a.m. – 6:00 pm
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